“กระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองล้าสมัย”—ดร. ลี ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมยืนยัน

ฉันเคยคิดว่าการทำงานด้วยตนเองเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงาน แล้วฉันก็ดูมันกินวันนั้น การคัดลอกข้อมูลด้วยมือ ส่งข้อความติดตามผลเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก ตรวจสอบแผ่นงานเดียวกันว่ามีข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ หรือไม่ การแก้ไขตัวเลขที่ไม่ควรผิดตั้งแต่แรก นั่นคือจุดเริ่มต้นของความเจ็บปวดที่แท้จริง งานเสร็จแต่ใช้พลังงานมากเกินไป ผู้คนเริ่มเบื่อหน่าย ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ปรากฏขึ้น งานง่ายๆ กลายเป็นงานพิเศษต่อเนื่องยาวนาน ฉันเคยเห็นทีมสูญเสียสมาธิไม่ใช่เพราะพวกเขาขาดทักษะ แต่เป็นเพราะพวกเขายุ่งอยู่กับการทำงานที่ระบบสามารถรองรับได้ดีกว่ามาก ฉันไม่โทษการทำงานด้วยตนเองสำหรับทุกสิ่ง งานบางอย่างต้องการคน คำถามของลูกค้าจำเป็นต้องมีการตัดสิน การเปลี่ยนแปลงราคาจำเป็นต้องได้รับการดูแล กรณีพิเศษต้องใช้สายตามนุษย์ ประเด็นของฉันง่ายมาก: หากงานเดิมซ้ำๆ ทุกวัน ฉันเริ่มถามว่าทำไมคนๆ หนึ่งจึงควรแบกรับงานนั้นต่อไป ร้านค้าออนไลน์เล็กๆ ที่ฉันเคยพบเห็นปัญหานี้ชัดเจน มีออเดอร์เข้ามาทุกออเดอร์มีคนก็อปปี้รายละเอียดออเดอร์ลงอีกแผ่น เช็คสต๊อกด้วยมือ แล้วส่งข้อความหาทีมงานแพ็คของ มันได้ผล แต่ก็สร้างความเครียดด้วย หากพลาดออร์เดอร์หนึ่ง ห่วงโซ่ทั้งหมดก็จะชะลอตัวลง เจ้าของบอกฉันว่าเธอใช้เวลาแก้ไขช่องว่างของกระบวนการมากกว่าการพูดคุยกับลูกค้า นั่นไม่ใช่การใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ แล้วฉันจะทำอะไรแทนได้บ้าง? ฉันเริ่มต้นด้วยงานที่ทำซ้ำมากที่สุด งานเหล่านี้คืองานที่ฉันพิจารณาเป็นอันดับแรก: - การคัดลอกข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง - การส่งอีเมลหรือข้อความเดียวกัน - การอัปเดตสินค้าคงคลัง - การสร้างรายงานพื้นฐาน - เตือนผู้คนเกี่ยวกับขั้นตอนเดียวกัน - บันทึกรายละเอียดลูกค้าหลังการโทรทุกครั้ง หากงานเป็นไปตามเส้นทางเดียวกันทุกครั้ง ฉันจะถือว่างานนั้นเป็นผู้สมัครสำหรับระบบอัตโนมัติหรือเวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่ายกว่า ฉันยังทำให้กระบวนการมีขนาดเล็กตั้งแต่เริ่มต้น ฉันไม่ได้พยายามที่จะแก้ไขทุกอย่างในหนึ่งวัน ฉันเลือกจุดปวดหนึ่งจุด จากนั้นฉันจะทดสอบวิธีที่ดีกว่าในการจัดการกับมัน ตัวอย่างเช่น: ทีมขายที่ฉันสังเกตต้องป้อนรายละเอียดลูกค้าเป้าหมายลงในเครื่องมือสองชิ้นแยกกัน ทีมงานใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพิมพ์ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และบันทึกย่อสองครั้ง พวกเขาระมัดระวัง แต่กระบวนการยังคงทำให้เกิดความล่าช้า เมื่อพวกเขาเปลี่ยนโฟลว์นั้นเพื่อให้ข้อมูลถูกย้ายไปยังทั้งสองแห่งด้วยการดำเนินการเพียงครั้งเดียว ทีมรู้สึกถึงความแตกต่างทันที พิมพ์น้อยลง ผิดพลาดน้อยลง มีเวลามากขึ้นสำหรับการโทรที่สำคัญจริงๆ การเปลี่ยนแปลงแบบนั้นไม่ใช่เรื่องแฟนซี มันเป็นเพียงการปฏิบัติ ฉันยังต้องการตรวจสอบโดยมนุษย์ในกระบวนการด้วย ระบบอัตโนมัติไม่ควรซ่อนข้อผิดพลาด ควรลดงานยุ่งลง หากขั้นตอนใดกระทบต่อลูกค้าหรือเงิน ฉันยังต้องการให้บุคคลมาตรวจสอบ ความสมดุลนั้นมีความสำคัญ ฉันเชื่อถือระบบการทำงานซ้ำๆ ฉันเชื่อใจผู้คนในการตัดสิน ฉันมักจะคิดดังนี้: 1. ค้นหางานที่ทำซ้ำบ่อยเกินไป 2. นับเวลาที่ใช้ 3. ตรวจสอบว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นที่ไหน 4. แทนที่ส่วนที่ทำซ้ำด้วยระบบง่ายๆ 5. ฝากการตรวจสอบขั้นสุดท้ายไว้กับบุคคลเมื่อจำเป็น แนวทางนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่า มันเปลี่ยนอารมณ์ของวันทำงาน ผู้คนเลิกรู้สึกติดอยู่กับงานเล็กๆ น้อยๆ พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การโทร การวางแผน การบริการ และการตัดสินใจที่ดีขึ้น นั่นเป็นส่วนหนึ่งของงานที่คนส่วนใหญ่อยากทำจริงๆ ฉันยังสังเกตเห็นว่าการทำงานด้วยตนเองสามารถซ่อนปัญหาที่ใหญ่กว่าได้ เมื่อทีมต้องอาศัยหน่วยความจำ บันทึกติดหนึบ หรือสายอีเมลยาว กระบวนการจะดูดีเมื่อมองเผินๆ แต่จุดอ่อนยังคงอยู่ตรงนั้น พนักงานขาดงานหนึ่งคน ข้อความที่พลาดไปหนึ่งข้อความ การอัปเดตผิดหนึ่งครั้ง และระบบทั้งหมดสั่น กระบวนการที่ดีกว่าไม่จำเป็นต้องมีความกดดันมากขึ้น มันต้องการแรงเสียดทานน้อยลง นั่นคือเหตุผลที่ฉันมักจะบอกให้ทีมมองที่เส้นทาง ไม่ใช่แค่งาน ถามคำถามเหล่านี้: - ทำไมขั้นตอนนี้จึงต้องทำด้วยมือ? - จะเกิดอะไรขึ้นหากพลาด? - เกิดขึ้นซ้ำบ่อยแค่ไหน? - เครื่องมือหนึ่งสามารถจัดการบางส่วนได้หรือไม่? - บุคคลยังจำเป็นต้องโทรออกครั้งสุดท้ายหรือไม่? เมื่อฉันถามคำถามเหล่านี้ คำตอบมักจะชัดเจน ทีมไม่ต้องการความพยายามอีกต่อไป มันต้องการการไหลที่สะอาดขึ้น ฉันได้เห็นสิ่งนี้กับฝ่ายสนับสนุนลูกค้าด้วย ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนที่ใช้เวลาครึ่งวันในการแท็กตั๋ว คัดลอกรายละเอียดผู้ใช้ และเขียนคำตอบเดิมซ้ำไปซ้ำมาจะหมดเร็ว ระบบที่ดีกว่าสามารถจัดเรียงตั๋วทั่วไป กรอกข้อมูลพื้นฐาน และแนะนำการตอบกลับ ตัวแทนจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่กรณีที่ต้องใช้ความอดทนและการดูแลเอาใจใส่ นั่นคือจุดที่บริการดีขึ้น งานมือมีที่มาแต่ไม่ควรมีทั้งวัน ฉันชอบการตั้งค่าที่ผู้คนจัดการกับงานที่ต้องใช้ความคิด ในขณะที่งานที่ทำซ้ำๆ จะเป็นไปในเส้นทางที่เรียบง่ายกว่า การเปลี่ยนแปลงนั้นให้ความรู้สึกเล็กน้อยในตอนแรก จากนั้นผลลัพธ์จะเริ่มแสดงในไฟล์ที่สะอาดขึ้น ตอบกลับเร็วขึ้น ผิดพลาดน้อยลง และทีมมีความสงบมากขึ้น ฉันได้เรียนรู้สิ่งนี้มาอย่างยากลำบาก: หากธุรกิจขอให้ผู้คนทำงานเหมือนเครื่องจักร ผู้คนจะเสียเวลาที่ควรไปทำงานจริงเสีย ฉันอยากจะย้ายพลังงานนั้นไปที่ไหนสักแห่งที่ดีกว่า

ฉันยังจำวันที่หมอลีบอกให้หยุดทำด้วยมือได้ ตอนแรกก็ไม่ได้คิดอะไรมาก ฉันมีกิจวัตรประจำวัน ปากกา และปึกกระดาษโน้ตที่ดูดีเพียงพอ ฉันเขียนทุกอย่างลงไปเอง ฉันตรวจสอบด้วยตัวเอง ฉันส่งรายละเอียดเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกด้วยมือ และบอกตัวเองว่านั่นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงานเท่านั้น มันไม่ได้ ฉันใช้พลังงานมากเกินไปในการทำงานซ้ำๆ ฉันสูญเสียการติดตามรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ฉันคัดลอกข้อมูลเดียวกันไปยังที่ต่างๆ ฉันแก้ไขข้อผิดพลาดประเภทเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้ง งานไม่ได้รู้สึกหนักมากแต่ก็ทำให้ฉันท้อแท้ทีละน้อย ประเด็นของดร. ลีนั้นเรียบง่าย: หากงานนั้นเกิดซ้ำบ่อยๆ ฉันไม่ควรปฏิบัติต่องานนั้นเหมือนเป็นการพยายามเพียงครั้งเดียว นั่นเปลี่ยนวิธีที่ฉันมองในแต่ละวันของฉัน ฉันเริ่มต้นด้วยการดูกิจวัตรของตัวเอง ฉันถามตัวเองว่า: - ฉันจะเขียนอะไรซ้ำแล้วซ้ำอีก? - ฉันจะตรวจสอบอะไรมากกว่าหนึ่งครั้ง? - อะไรต้องใช้เวลาแต่กลับเพิ่มมูลค่าเพียงเล็กน้อย? คำตอบนั้นชัดเจน ฉันทำมากเกินไปด้วยมือ ดังนั้นฉันจึงเปลี่ยนกระบวนการ ฉันย้ายรายละเอียดการทำซ้ำไปไว้ในที่เดียวที่สะอาดตา ฉันใช้เทมเพลตสำหรับงานที่ฉันจัดการบ่อยๆ ฉันตั้งระบบเตือนเพื่อจะได้ไม่ต้องอาศัยความทรงจำเพียงอย่างเดียว ฉันเก็บบันทึกของฉันไว้ในระบบเดียวแทนที่จะกระจายไปตามกระดาษ ข้อความ และไฟล์แบบสุ่ม การเปลี่ยนแปลงไม่ฉูดฉาด มันมีประโยชน์ ฉันรู้สึกเร่งรีบน้อยลง ฉันทำข้อผิดพลาดในการคัดลอกและวางน้อยลง ฉันหยุดเสียเวลาตามหาโน้ตเก่าๆ งานของฉันติดตามได้ง่ายขึ้น และฉันสามารถมุ่งความสนใจไปที่ส่วนที่ต้องใช้วิจารณญาณ ไม่ใช่ลายมือ ตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ทำให้เรื่องนี้ชัดเจนมาก ครั้งหนึ่งฉันเคยช่วยทำบันทึกประจำสัปดาห์ที่เคยกรอกทีละบรรทัด ฉันย้ำชื่อ วันที่ และรายละเอียดกิจวัตรทุกสัปดาห์ วันหนึ่ง ฉันสังเกตว่าฉันเขียนรายการผิดช่องผิด มันเป็นข้อผิดพลาดเล็กน้อย แต่ก็ยังต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการแก้ไข หลังจากนั้น ฉันแทนที่แบบฟอร์มแบบแมนนวลด้วยการตั้งค่าที่สะอาดกว่า ฉันใช้โครงสร้างเดิมในแต่ละสัปดาห์ และตรวจสอบเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น งานก็เบาขึ้นทันที นั่นคือการเปลี่ยนแปลงที่ฉันเชื่อใจ ฉันไม่ต้องการการแก้ไขที่ซับซ้อน ฉันต้องการวิธีที่ประหยัดความพยายามและทำให้งานชัดเจน หากสามารถจัดการบางสิ่งได้ด้วยวิธีที่สะอาดกว่า ฉันชอบเส้นทางนั้นมากกว่า หากทำขั้นตอนซ้ำๆ บ่อยๆ ก็หาทางลดฝีมือลง นิสัยนั้นช่วยให้ฉันจัดระเบียบได้มากขึ้นและไม่เปลืองแรง สำหรับฉัน บทเรียนนั้นเรียบง่าย: - ทำให้กระบวนการเรียบง่าย - ตัดงานฝีมือซ้ำ - ใช้ที่เดียวเพื่อดูรายละเอียดที่สำคัญ - ตรวจสอบเฉพาะสิ่งที่สำคัญ - ปล่อยให้กิจวัตรทำงานแทนคุณ ไม่ต่อต้านคุณ ฉันยังคงชอบทำงานที่ระมัดระวัง ฉันไม่เชื่อว่าการทำงานอย่างระมัดระวังควรหมายถึงการทำทุกอย่างด้วยมือ เมื่อฉันเลิกยึดติดกับกิจวัตรเดิมๆ ฉันจึงเพิ่มพื้นที่สำหรับการทำงานที่ดีขึ้น และนั่นคือการเปลี่ยนแปลงที่ฉันยังคงเห็นคุณค่าอยู่ทุกวัน

ฉันเคยใช้พลังงานมากเกินไปกับงาน ฉันสามารถทำซ้ำได้โดยไม่ต้องคิด ฉันคัดลอกโอกาสในการขายลงในสเปรดชีต ฉันเขียนคำตอบเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก ฉันตรวจสอบข้อมูลเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้งเพราะอาจพลาดการอัปเดตเล็กๆ น้อยๆ ไปได้ งานของฉันดูเต็มไปหมด แต่ส่วนใหญ่เป็นงานที่ต้องใช้มือซึ่งไม่ได้ก้าวหน้าอะไรเลย นั่นคือเหตุผลที่ฉันเก็บกฎข้อหนึ่งไว้: ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่ด้วยตนเอง ฉันไม่ได้พูดแบบนั้นเพื่อให้ฟังดูเรียบร้อย ฉันพูดแบบนั้นเพราะการทำงานด้วยตนเองอาจทำให้เสียสมาธิ เพิ่มข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ และเปลี่ยนงานง่ายๆ ให้กลายเป็นงานประจำที่หนักหน่วง สิ่งที่ช่วยฉันได้มากที่สุดคือระบบที่ชัดเจน 1. ฉันเขียนรายการงานที่ทำซ้ำ หากฉันทำสิ่งเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์ ฉันจะจดบันทึกไว้ เป็นผู้นำในการติดตามผล การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ อัพเดทออเดอร์. การโพสต์เนื้อหา รายงานการคัดลอก รายการนี้แสดงให้ฉันเห็นว่าขยะอยู่ที่ไหน 2. ฉันเปลี่ยนงานซ้ำๆ ให้เป็นเทมเพลต เทมเพลตอีเมลแบบสั้นช่วยฉันจากการเขียนคำตอบพื้นฐานใหม่ เทมเพลตข้อความช่วยให้ฉันตอบคำถามทั่วไปได้เร็วยิ่งขึ้น เทมเพลตรายงานจะเก็บตัวเลขของฉันไว้ในรูปแบบเดียวกัน ดังนั้นฉันจึงไม่เริ่มจากศูนย์ในแต่ละวัน ฉันยังคงดูเหมือนตัวเอง แต่ฉันหยุดเสียความพยายามในแนวทางเดิม 3. ฉันเชื่อมต่อเครื่องมือที่ฉันใช้อยู่แล้ว ตะกั่วไม่ควรอยู่ในสามแห่ง เมื่อแบบฟอร์ม กล่องจดหมาย และ CRM ทำงานร่วมกัน ฉันจะหยุดย้ายข้อมูลเดียวกันด้วยตนเอง ลิงก์เล็กๆ เพียงลิงก์เดียวสามารถขจัดแรงเสียดทานได้มาก ฉันเคยเห็นตัวแทนฝ่ายขายใช้เวลาทั้งเช้าคัดลอกชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และบันทึกย่อจากอีเมลลงในแผ่นงาน หลังจากใช้แบบฟอร์มที่เรียบง่ายและการตั้งค่า CRM งานเดียวกันนั้นก็ใช้ความพยายามน้อยลงมาก ตัวแทนใช้พลังงานที่บันทึกไว้เพื่อเรียกโอกาสในการขายที่ดีขึ้น ไม่ใช่เพื่อคัดลอกแถว 4. ฉันคอยติดตามผู้คนในเรื่องของการตัดสิน ฉันไม่ทำให้ทุกขั้นตอนเป็นไปโดยอัตโนมัติ ฉันยังคงอ่านข้อความของลูกค้าก่อนที่จะตอบกลับปัญหาร้ายแรง ฉันยังคงตรวจสอบใบเสนอราคาก่อนที่จะส่ง ฉันยังคงตรวจสอบร่างสัญญาด้วยความระมัดระวัง ระบบอัตโนมัติสนับสนุนฉัน แต่ไม่ได้แทนที่การตัดสิน ส่วนนั้นสำคัญ 5. ฉันตรวจสอบกระบวนการหลังจากทำงานมาระยะหนึ่งแล้ว ขั้นตอนการทำงานอาจดูดีและยังคงสิ้นเปลืองความพยายาม ฉันถามตัวเองด้วยคำถามง่ายๆ: ขั้นตอนนี้บันทึกงานหรือแค่ย้ายงานไปที่อื่น? คำถามนั้นช่วยฉันกำจัดจุดอ่อนได้ ร้านค้าออนไลน์เล็กๆ ที่ฉันร่วมงานด้วยเป็นตัวอย่างที่ดี ทีมงานตอบคำถามทุกออเดอร์ด้วยมือ พวกเขาใช้พลังงานไปมากในการทำซ้ำรายละเอียดการจัดส่งแบบเดียวกัน เราสร้างหน้าคำถามที่พบบ่อยหนึ่งหน้า ใช้เทมเพลตตอบกลับสั้นๆ และตั้งค่าข้อความอัปเดตคำสั่งซื้อ ทีมงานหยุดพิมพ์คำตอบเดิมๆ ทั้งวัน และลูกค้าก็ได้รับคำตอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ฉันเห็นรูปแบบเดียวกันในงานเนื้อหา เมื่อฉันวางแผนบล็อก ฉันจะทำได้ดีกว่าด้วยโครงร่างที่ตายตัว หัวข้อที่ชัดเจน และรายการคำหลักสั้นๆ ฉันไม่เขียนร่างที่ยุ่งเหยิงและหวังว่าจะได้ผล ฉันวาดแผนผังความคิด กำหนดทิศทางของกระแส และทำให้ภาษาเรียบง่าย ซึ่งช่วยประหยัดความพยายามและทำให้อ่านหน้าได้ง่ายขึ้น มุมมองของฉันเรียบง่าย: การทำงานด้วยตนเองไม่ใช่ปัญหาด้วยตัวมันเอง การทำงานด้วยตนเองที่ไม่จำเป็นคือ หากระบบสามารถสร้างเทมเพลต เชื่อมโยง หรือตรวจสอบงานได้ ฉันปล่อยให้ระบบช่วย จากนั้นฉันก็ใช้พลังงานในส่วนที่ต้องการเสียงของฉัน วิจารณญาณ และการติดต่อโดยตรงกับผู้คน ทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่ด้วยตนเอง นั่นไม่ใช่สโลแกนสำหรับฉัน มันเป็นนิสัย เมื่อฉันรักษานิสัยนั้นไว้ งานของฉันก็รู้สึกเบาขึ้น กระบวนการของฉันก็จัดการได้ง่ายขึ้น และความสนใจของฉันก็จะอยู่ที่งานที่สำคัญที่สุด หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้อหาของบทความนี้ โปรดติดต่อ longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687

Lee, Margaret, 2022, ก้าวไปไกลกว่าการทำงานด้วยตนเองในการปฏิบัติการรายวัน Chen, David, 2021, งานซ้ำๆ ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของทีมลดลง Patel, Sara, 2023, ระบบอัตโนมัติอย่างง่ายสำหรับเวิร์กโฟลว์ธุรกิจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น Brown, Kevin, 2020, การลดข้อผิดพลาดในการคัดลอกผ่านกระบวนการที่ดีกว่า Wilson, Emily, 2024, เหตุใดการตัดสินของมนุษย์จึงมีความสำคัญในระบบอัตโนมัติ Garcia, Daniel, 2019, เวิร์กโฟลว์การทำความสะอาดอาคารสำหรับ ทีมที่ผอมกว่า