“ไม่มีระบบอัตโนมัติเหรอ คุณตามหลังไปแล้ว” – คำเตือนของทหารผ่านศึกในอุตสาหกรรม

ฉันเคยคิดว่าระบบอัตโนมัติมีไว้สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีทีมใหญ่เท่านั้น ฉันผิด. เมื่อฉันจัดการลูกค้าเป้าหมาย การติดตามผล รายงาน และข้อความจากลูกค้าด้วยมือ วันของฉันก็เต็มอย่างรวดเร็ว ข้อความพลาดไป ตอบกลับมาช้า งานเล็กๆ น้อยๆ ดึงฉันออกจากงานที่สร้างยอดขายได้จริงๆ นั่นคือส่วนที่หลายคนรู้สึกแต่ไม่ได้พูดออกมาดังๆ การทำงานด้วยตนเองดูปลอดภัยในตอนแรก มันให้ความรู้สึกคุ้นเคย จากนั้นรายการก็เติบโตขึ้น การตอบกลับที่ไม่ได้รับบางส่วนจะกลายเป็นข้อตกลงที่สูญเสียไป นาทีที่เพิ่มขึ้นในแต่ละงานจะกลายเป็นชั่วโมง ฉันเห็นมันในงานของตัวเอง และฉันก็เห็นมันในธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งด้วย ธุรกิจบริการในท้องถิ่นที่ฉันร่วมงานด้วยให้ตัวอย่างง่ายๆ แก่ฉัน ทีมงานของพวกเขาตอบคำถามใหม่ๆ ทีละข้อ เมื่อผู้นำเข้ามาหลังเวลาทำการ ไม่มีใครตอบกลับจนกระทั่งเช้าวันรุ่งขึ้น ถึงตอนนั้นลูกค้าได้จองกับคนอื่นไปแล้ว พวกเขาไม่ต้องการความพยายามอีกต่อไป พวกเขาต้องการระบบที่ดีกว่า นั่นคือจุดที่ระบบอัตโนมัติช่วยได้ ฉันไม่ได้หมายถึงการแทนที่ผู้คน ฉันหมายถึงการลบงานซ้ำๆ ที่ทำให้คนช้าลง ฉันเริ่มต้นด้วยงานที่เกิดขึ้นทุกวัน: - การตอบกลับจากลูกค้าเป้าหมาย - การแจ้งเตือนการนัดหมาย - การอัปเดตคำสั่งซื้อ - การติดตามใบแจ้งหนี้ - คำถามที่พบบ่อยง่ายๆ - การแจ้งเตือนภายใน งานเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องคิดใหม่ทุกครั้ง พวกเขาต้องการความรวดเร็ว ความสม่ำเสมอ และกระบวนการที่ชัดเจน กฎของฉันนั้นเรียบง่าย หากงานเกิดซ้ำ ฉันจะดูงานนั้น หากงานเป็นไปตามเส้นทางเดียวกัน ฉันจะทำให้งานนั้นเป็นอัตโนมัติ หากงานยังคงทำให้เกิดความล่าช้า ฉันจะแก้ไขปัญหานั้นก่อน ฉันมักจะสร้างการตั้งค่าที่ใช้งานได้จริงดังนี้ ฉันแมปการไหล ฉันจดบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นตั้งแต่ช่วงเวลาที่ลูกค้าติดต่อไปจนถึงเวลาที่งานเสร็จสิ้น ฉันทำให้มันธรรมดา ไม่จำเป็นต้องมีแผนภูมิที่สวยงามในตอนเริ่มต้น โอกาสในการขายเข้ามาการตอบกลับออกไป ผู้นำจะถูกแท็ก ทางทีมงานจะแจ้งให้ทราบ ข้อความติดตามผลจะถูกส่งไปหากไม่มีการตอบกลับ โซ่เล็กๆ นั้นช่วยประหยัดเวลาได้แล้ว ฉันเก็บข้อความไว้สั้น ๆ ผู้คนไม่ต้องการข้อความหุ่นยนต์ยาวๆ พวกเขาต้องการการตอบสนองที่รวดเร็วที่ให้ความรู้สึกเหมือนมนุษย์ ตัวอย่าง: “สวัสดี ขอขอบคุณที่ติดต่อเรา ฉันเห็นข้อความของคุณ และจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด” บรรทัดนั้นเรียบง่าย แต่สามารถรักษาลีดให้อบอุ่นได้ ฉันทดสอบทีละส่วน ฉันไม่ได้ทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติในหนึ่งวัน ซึ่งมักจะสร้างความสับสน ฉันเริ่มต้นด้วยปัญหาคอขวดหนึ่งข้อ บางทีอาจจะเป็นสายที่ไม่ได้รับ บางทีก็ติดตามช้าไป.. บางทีอาจเป็นการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้า ฉันตั้งค่าโฟลว์หนึ่ง ดูมัน แล้วปรับมัน ร้านค้าออนไลน์เล็กๆ ที่ฉันรู้จักเคยจัดการอัปเดตการจัดส่งด้วยตนเอง ในแต่ละวัน มีคนต้องตรวจสอบคำสั่งซื้อและส่งรายละเอียดการติดตามทีละรายการ หลังจากที่พวกเขาตั้งค่าอีเมลสั่งซื้ออัตโนมัติ ทีมของพวกเขาก็มีพื้นที่มากขึ้นในการจัดการกับคำถามของลูกค้าที่ต้องการคนจริงๆ งานเริ่มเบาลง และทีมสนับสนุนก็หยุดรู้สึกถูกฝัง ฉันยังรักษาสัมผัสของมนุษย์ เรื่องนี้สำคัญ ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อสนับสนุนคนจริงๆ ไม่ใช่เมื่อพยายามทำให้ดูเหมือนคนจริงๆ ฉันยังคงเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับกรณีที่ละเอียดอ่อน คำขอที่กำหนดเอง และการสนทนาที่มีมูลค่าสูง มีระบบสามารถส่งการแจ้งเตือนได้ บุคคลควรจัดการกับความไว้วางใจ นั่นคือสิ่งที่หลายทีมได้รับผลลัพธ์ที่ดีกว่า พวกเขาหยุดการสูญเสียพลังงานในการทำงานซ้ำๆ พวกเขาใช้เวลามากขึ้นในการขาย การบริการ และการติดตามผล พวกเขาทำผิดพลาดน้อยลง พวกเขาตอบสนองเร็วขึ้น ฉันคิดว่านั่นคือจุดที่แท้จริง ระบบอัตโนมัติไม่ได้เกี่ยวกับการดูทันสมัย มันเกี่ยวกับการให้เวลาของคุณมีงานที่ดีขึ้น หากคุณยังคงทำทุกอย่างด้วยมือ ฉันจะไม่ถือว่ากระบวนการของคุณพัง ฉันจะเรียกมันว่าเปิดเผย หนึ่งวันลาป่วย หนึ่งสัปดาห์ที่ยุ่ง หนึ่งข้อความที่ไม่ได้รับ และจุดอ่อนปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็ว การตั้งค่าที่ดีกว่าไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เริ่มเล็กๆ. เลือกงานทำซ้ำหนึ่งงาน สร้างกระแสที่ชัดเจน ตรวจสอบผลลัพธ์ จากนั้นเพิ่มอันถัดไป นั่นคือเส้นทางที่ฉันไว้วางใจ เมื่อฉันทำงานแบบนี้ ฉันรู้สึกกดดันน้อยลงและควบคุมได้มากขึ้น ทีมของฉันรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป ลูกค้าของฉันได้รับการตอบกลับเร็วขึ้น ธุรกิจของฉันหยุดพึ่งพาหน่วยความจำเพียงอย่างเดียว นั่นคือเหตุผลที่ฉันไม่ถือว่าระบบอัตโนมัติเป็นโบนัสอีกต่อไป ฉันถือว่ามันเป็นส่วนหนึ่งของงาน

ฉันเคยคิดว่าการทำทุกอย่างด้วยมือทำให้ได้อยู่ใกล้งานมากขึ้น ฉันกำลังตรวจสอบโอกาสในการขายทีละรายการ คัดลอกชื่อลงในชีต ส่งคำตอบเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก และแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่ยังคงกลับมา มันรู้สึกระมัดระวัง มันรู้สึกปลอดภัย มันยังทำให้ฉันช้าลงอีกด้วย ปัญหานั้นง่าย การทำงานด้วยตนเองอาจดูถูกเมื่อมองดูภายนอก แต่มักจะต้องเสียความสนใจ พลังงาน และโอกาสในการเติบโต การตอบกลับล่าช้าเล็กน้อยสามารถผลักดันโอกาสในการขายออกไปได้ การพลาดการติดตามอาจทำลายความไว้วางใจได้ การพิมพ์ผิดพลาดอาจกลายเป็นประสบการณ์ที่ไม่ดีของลูกค้าได้ ฉันเห็นรูปแบบนี้บ่อยครั้งในทีมขนาดเล็ก เจ้าของร้านค้าเก็บบันทึกการสั่งซื้อไว้ในสมุดบันทึก ตัวแทนฝ่ายขายจะอัปเดตรายละเอียดการติดต่อด้วยตนเอง ธุรกิจบริการตอบทุกข้อความตั้งแต่เริ่มต้น แต่ละงานดูเล็กไป ร่วมกันสร้างภาระอันหนักอึ้ง มุมมองของฉันชัดเจน: หากงานเกิดซ้ำ ก็ไม่ควรติดอยู่กับการทำงานด้วยตนเอง นี่คือวิธีที่ฉันดู ฉันเริ่มต้นด้วยการเขียนรายการงานที่ฉันทำซ้ำทุกวัน ลีดตอบกลับ การติดตามลูกค้า การป้อนข้อมูล การส่งใบแจ้งหนี้ การอัปเดตสถานะ การแจ้งเตือนพื้นฐาน งานเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องคิดใหม่ทุกขั้นตอน พวกเขาต้องการระบบ จากนั้นฉันก็เลือกหนึ่งงานและทำให้ง่ายขึ้น แบบฟอร์มง่ายๆ สามารถรวบรวมรายละเอียดลูกค้าได้ การตอบกลับที่บันทึกไว้สามารถจัดการกับคำถามทั่วไปได้ แผ่นงานที่ใช้ร่วมกันสามารถอัปเดตบันทึกโดยไม่ต้องพิมพ์เพิ่มเติม ขั้นตอนการทำงานพื้นฐานสามารถส่งการติดตามผลหลังจากการสอบถามใหม่ กะนั้นเปลี่ยนความรู้สึกของการทำงาน ฉันเห็นสิ่งนี้กับร้านขายเสื้อผ้าออนไลน์เล็กๆ ที่ฉันร่วมงานด้วย เจ้าของจัดการทุกข้อความด้วยมือ เธอคัดลอกรายละเอียดคำสั่งซื้อลงในชีต ตรวจสอบสต็อก แล้วตอบกลับ ในวันที่วุ่นวาย ข้อความก็ซ้อนกัน ผู้ซื้อบางรายรอนานเกินไปและเดินหน้าต่อไป เราเปลี่ยนเพียงบางส่วนเท่านั้น รายละเอียดลูกค้าใหม่รวมอยู่ในรูปแบบเดียว คำถามเกี่ยวกับการจัดส่งทั่วไปใช้การตอบกลับที่บันทึกไว้ บันทึกการสั่งซื้อถูกย้ายไปยังตัวติดตามที่ใช้ร่วมกันตัวเดียว เจ้าของยังคงรักษาน้ำเสียงส่วนตัว แต่เธอก็ไม่ทำขั้นตอนเดิมซ้ำๆ ตลอดทั้งวันอีกต่อไป ผลลัพธ์ไม่ใช่เวทมนตร์ งานสะอาดขึ้น ผิดพลาดน้อยลง และตอบกลับเร็วขึ้น เธอมีพื้นที่มากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ผลิตภัณฑ์และการดูแลลูกค้า นั่นคือขอบ ไม่ทำงานหนักขึ้น ทำงานโดยใช้แรงลากน้อยลง หากฉันเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด ฉันจะใช้วิธีการง่ายๆ นี้: แมปงานที่เกิดซ้ำ เลือกส่วนที่ช้าที่สุด ลบขั้นตอนที่ต้องทำเองหนึ่งขั้นตอน ให้มนุษย์สัมผัสถึงจุดที่สำคัญ ตรวจสอบผลลัพธ์และปรับ ฉันจะไม่พยายามเปลี่ยนแปลงทุกอย่างในคราวเดียว ซึ่งมักจะสร้างความสับสนมากขึ้น การแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ เพียงอย่างเดียวสามารถเปลี่ยนโฟลว์ได้แล้ว กฎของฉันคือ: หากฉันสามารถสอนงานได้ครั้งหนึ่ง ฉันไม่ต้องการทำซ้ำด้วยมือเป็นร้อยครั้ง นั่นคือสิ่งที่ธุรกิจจำนวนมากสูญเสียพื้นที่โดยไม่เห็นมัน พวกเขายุ่งแต่งานก็ยังติดอยู่ ฉันเชื่อว่าเส้นทางที่ดีกว่านั้นเรียบง่าย เก็บส่วนที่ต้องการคน. ปล่อยให้งานซ้ำรันไปพร้อมกับระบบ ปกป้องโฟกัสของคุณ มอบประสบการณ์ที่รวดเร็วและราบรื่นให้กับลูกค้าของคุณ ยังทำมันด้วยมือเหรอ? ช่องว่างนั้นอาจมีต้นทุนมากกว่าที่คุณคิดอยู่แล้ว

ฉันเคยคิดว่าการทำงานด้วยตนเองเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงาน จากนั้นฉันก็เริ่มดูรูปแบบเดิมๆซ้ำๆทุกวัน กล่องจดหมายเต็มแล้ว คำถามเดิมก็เข้ามาซ้ำแล้วซ้ำเล่า ข้อมูลถูกพิมพ์ด้วยมือ ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ก็ผ่านไป ผู้คนยังคงยุ่งแต่ความคืบหน้าก็ช้า นั่นคือจุดที่ระบบอัตโนมัติเปลี่ยนมุมมองของฉัน ฉันไม่ได้พูดถึงการแทนที่ผู้คน ฉันกำลังพูดถึงการลบงานที่ดึงความสนใจออกไป กินเวลา และไม่เพิ่มมูลค่าที่แท้จริง เมื่อฉันทำงานที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ฉันจะใช้พลังงานมากขึ้นกับการขาย การบริการ และการตัดสินใจที่สำคัญ งานก็รู้สึกเบาลง ทีมรู้สึกติดขัดน้อยลง ลูกค้าจะได้รับการตอบกลับเร็วขึ้น ข้อผิดพลาดลดลง ฉันเคยเห็นสิ่งนี้ในร้านค้าออนไลน์เล็กๆ ที่ฉันร่วมงานด้วย ทุกคำสั่งใช้เพื่อทริกเกอร์รูทีนแบบแมนนวลที่ยาวนาน มีคนคัดลอกรายละเอียดลงในแผ่นงาน คนอื่นเช็คสต็อกแล้ว บุคคลอื่นส่งข้อความยืนยัน เมื่อปริมาณการสั่งซื้อเพิ่มขึ้น ความล่าช้าก็เริ่มปรากฏขึ้น เราเปลี่ยนกระแสนั้น ตอนนี้ระบบจะบันทึกคำสั่งซื้อ อัพเดตสินค้าคงคลัง และส่งข้อความพื้นฐานโดยไม่ต้องรอให้คนคลิกผ่านแต่ละขั้นตอน ทีมงานยังคงตรวจสอบกรณีพิเศษ ผู้คนยังคงเรียกร้องการตัดสิน ข้อแตกต่างนั้นง่ายมาก: พวกเขาไม่ต้องเสียเวลากับการกระทำซ้ำๆ อีกต่อไป หากฉันเริ่มต้นจากศูนย์ นี่คือเส้นทางที่ฉันจะปฏิบัติตาม: - เขียนงานที่ทำซ้ำทุกวัน - ทำเครื่องหมายงานที่เป็นไปตามรูปแบบเดียวกัน - เลือกงานหนึ่งงานที่ทำให้เกิดความล่าช้าหรือข้อผิดพลาด - ตั้งค่าระบบอัตโนมัติแบบง่ายๆ สำหรับงานนั้น - ทดสอบกับกลุ่มเล็กๆ - เฝ้าดูกรณีพิเศษ - ให้บุคคลที่รับผิดชอบการตรวจสอบในกรณีที่จำเป็น ฉันชอบแนวทางนี้เพราะมันทำให้การเปลี่ยนแปลงใช้งานได้จริง มีทีมมากเกินไปที่จะรอจนกว่าความกดดันจะเพิ่มขึ้น จากนั้นพวกเขาก็พยายามแก้ไขทุกอย่างในคราวเดียว ซึ่งมักจะสร้างความสับสน การเริ่มต้นเล็กๆ น้อยๆ ได้ผลดีกว่าสำหรับฉัน งานหนึ่ง. ขั้นตอนการทำงานหนึ่ง ผลลัพธ์ที่ชัดเจนประการหนึ่ง ฉันยังคิดว่าระบบอัตโนมัติที่ดีจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบจากมนุษย์ สามารถส่งข้อความผ่านระบบได้ ราคาสามารถอัพเดทได้ตามระบบ ลูกค้าเป้าหมายสามารถกำหนดเส้นทางโดยระบบ แต่น้ำเสียง บริบท และความไว้วางใจยังคงต้องการบุคคล ความสมดุลนั้นมีความสำคัญ เมื่อไม่กี่ปีก่อน ฉันช่วยทีมบริการจัดการการแจ้งเตือนการนัดหมาย ก่อนระบบอัตโนมัติ พนักงานจะส่งการแจ้งเตือนแต่ละรายการด้วยตนเอง บางข้อความก็ส่งล่าช้า บางคนพลาด หลังจากตั้งค่าโฟลว์ใหม่แล้ว การแจ้งเตือนก็เป็นไปตามกำหนดเวลา และทีมงานก็มีพื้นที่มากขึ้นในการตอบคำถามของลูกค้าจริงๆ การเปลี่ยนแปลงนั้นง่ายดาย แต่ความเครียดในแต่ละวันลดลง นั่นคือเหตุผลที่ฉันพูดสิ่งเดิม ๆ กับคนรอบข้าง: ถ้างานซ้ำ ๆ ก็ควรได้รับการตรวจสอบ หากงานเป็นไปตามกฎ ควรตรวจสอบการทำงานอัตโนมัติ หากงานดึงผู้มีทักษะออกจากงานที่เป็นประโยชน์ งานนั้นก็ไม่ควรถูกแตะต้อง ทัศนะของข้าพเจ้าก็ธรรมดา ระบบอัตโนมัติไม่ใช่เทรนด์ที่ต้องดูจากระยะไกล เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจมีความมั่นคง สะอาดขึ้น และดำเนินการได้ง่ายขึ้น ฉันไม่ได้พยายามทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ ฉันทำให้ชิ้นส่วนที่ทำให้ผู้คนช้าลงโดยอัตโนมัติ ตัวเลือกนั้นช่วยให้ฉันทำงานโดยมีสมาธิมากขึ้น ทำผิดพลาดน้อยลง และทำให้ทีมทำงานเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าอย่างแท้จริง ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไม่? โปรดติดต่อ longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687

Laura Smith 18-05-2021 ระบบอัตโนมัติสำหรับการเติบโตของธุรกิจขนาดเล็ก David Chen 2022-09-03 เพิ่มความคล่องตัวในการติดตามลูกค้าด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้จริง Anita Patel 2020-11-27 ลดงานที่ต้องทำเองในทีมขายและบริการ Michael Brown 2023-04-14 Human Touch ในการสื่อสารกับลูกค้าแบบอัตโนมัติ Karen Lopez 2019-07-22 การสร้างระบบที่เรียบง่ายเพื่อการดำเนินธุรกิจที่รวดเร็วยิ่งขึ้น