ทำไมต้องเปลืองค่าแรงถึง 40%? ทำงานอัตโนมัติด้วยกลุ่มผลิตภัณฑ์ถุงมือของเรา ประหยัด $250K/ปี

ฉันมักจะได้ยินปัญหาเดียวกันนี้จากเจ้าของธุรกิจ: ค่าแรงเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และทีมยังคงใช้เวลาทั้งวันไปกับการทำงานซ้ำมากเกินไป ฉันเห็นมันในบัญชีเงินเดือน ฉันเห็นมันในการบริการลูกค้า ฉันเห็นในการตรวจสอบการสั่งซื้อการออกใบแจ้งหนี้และการป้อนข้อมูล เมื่อทีมหรือลูกค้าของฉันพยายามจัดการทุกงานด้วยมือ ความล่าช้าเล็กน้อยจะกลายเป็นต้นทุนที่มากขึ้น การอัปเดตที่พลาดไปหนึ่งครั้งนำไปสู่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง การตอบกลับที่ช้าเพียงครั้งเดียวทำให้สูญเสียโอกาสในการขาย พนักงานคนหนึ่งจบลงด้วยการแก้ไขปัญหาเดิมครั้งแล้วครั้งเล่า นั่นคือเหตุผลที่ฉันมองว่าระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้จริง ไม่ใช่สิ่งพิเศษที่พิเศษ มุมมองของฉันเป็นเรื่องง่าย หากงานเกิดซ้ำ ทำตามขั้นตอนที่ชัดเจน และไม่จำเป็นต้องให้มนุษย์ตัดสินใจโดยสมบูรณ์ทุกครั้ง ฉันจะถามว่าซอฟต์แวร์สามารถช่วยได้หรือไม่ ร้านเสื้อผ้าเล็กๆ แห่งหนึ่งที่ฉันร่วมงานด้วยก็มีความกดดันเช่นเดียวกัน พนักงานของพวกเขาใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ในการคัดลอกคำสั่งซื้อจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง ตรวจสอบสถานะการชำระเงิน และส่งข้อความติดตามผลเดียวกัน เจ้าของไม่ต้องการแทนที่คน เธอต้องการให้ทีมของเธอใช้พลังงานน้อยลงในการทำงานประจำ เราเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการทำงานเดียว ออเดอร์ที่เข้ามาก็ตรงเข้าระบบ การอัปเดตการชำระเงินดำเนินการด้วยตนเอง ลูกค้าได้รับข้อความยืนยันเบื้องต้นโดยไม่มีใครพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก การเปลี่ยนแปลงไม่ได้เกิดขึ้นอย่างมากในวันแรก มันมั่นคง พนักงานมีพื้นที่มากขึ้นในการจัดการกรณีพิเศษ ข้อผิดพลาดลดลง เจ้าของมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวันได้ชัดเจนยิ่งขึ้น นั่นคือส่วนที่หลายคนพลาด ระบบอัตโนมัติไม่ได้เป็นเพียงการลดต้นทุนแรงงานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการลดการเคลื่อนไหวที่สูญเปล่าอีกด้วย ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ฉันใช้เมื่อช่วยให้ธุรกิจคิดผ่านระบบอัตโนมัติ: ฉันแสดงรายการงานที่ทำซ้ำบ่อยที่สุด ฉันทำเครื่องหมายสิ่งที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือตอบสนองช้า ฉันดูว่าขั้นตอนไหนต้องใช้คน และขั้นตอนไหนต้องใช้กฎเท่านั้น ฉันเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการทำงานเล็กๆ ขั้นตอนเดียว ไม่ใช่ทั้งบริษัท ทดลองดูผลแล้วปรับก่อนลงเพิ่ม สิ่งนี้ทำให้กระบวนการสงบ อีกทั้งยังช่วยให้ทีมมั่นใจในการเปลี่ยนแปลง ฉันยังเตือนผู้คนไม่ให้ทำนิสัยที่ไม่ดีโดยอัตโนมัติ หากกระบวนการยุ่งเหยิง ซอฟต์แวร์จะไม่สามารถแก้ไขปัญหานั้นได้ด้วยตัวเอง มันมีแต่จะทำให้ความยุ่งเหยิงเคลื่อนตัวเร็วขึ้นเท่านั้น ฉันชอบทำความสะอาดขั้นตอนการทำงานก่อน จากนั้นจึงเชื่อมต่อเครื่องมือต่างๆ แนวทางดังกล่าวใช้ได้ผลดีสำหรับ: การจัดการคำสั่งซื้อ การนัดหมาย การจอง การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ การรวบรวมข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย การอัปเดตงานภายใน การตอบกลับการสนับสนุนขั้นพื้นฐาน แต่ละรายการช่วยประหยัดความพยายามประเภทต่างๆ บางนาทีก็ประหยัดได้ บ้างก็ประหยัดเวลา บางคนประหยัดการไปมาระหว่างพนักงานได้มาก ฉันพบว่าผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจะเกิดขึ้นเมื่อทีมมีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมาย เราไม่ได้พยายามที่จะลบผู้คน เรากำลังพยายามให้ผู้คนใช้เวลาทั้งวันไปกับการทำงานที่ต้องการวิจารณญาณ ความเอาใจใส่ และการติดต่อโดยตรง หากรู้สึกว่าต้นทุนแรงงานของคุณหนักเกินไป ฉันจะเริ่มด้วยคำถามหนึ่งข้อ: งานไหนที่ทำซ้ำๆ และใครที่ทำตามขั้นตอนเดิมๆ ทุกวัน นั่นมักจะเป็นสถานที่แรกที่ฉันมอง ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อขจัดงานที่ไม่มีใครอยากทำซ้ำออกไป ขณะเดียวกันก็รักษาด้านมนุษย์ไว้ในจุดที่สำคัญที่สุด

ฉันเคยเห็นโรงงานถุงมือหลายแห่งประสบปัญหาเดียวกัน เส้นวิ่งแต่ไม่ราบรื่น คนงานเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว แต่ความล่าช้าเล็กน้อยก็ยังคงปรากฏอยู่ การซ้อน การนับ การบรรจุ และการถ่ายโอนงานกินเข้าไปในผลผลิต กะงานหนึ่งอาจดูดีบนกระดาษและยังคงทำให้โรงงานมีคุณภาพไม่สม่ำเสมอ ต้นทุนแรงงานเพิ่มเติม และการจัดการแบบแมนนวลมากเกินไป นั่นคือเหตุผลที่ว่าทำไมระบบอัตโนมัติของถุงมือไลน์จึงให้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ฉันไม่ได้มองว่ามันเป็นการแก้ไขเวทย์มนตร์ ฉันมองว่าเป็นวิธีกำจัดงานซ้ำๆ ลดขยะ และทำให้จัดการสายงานได้ง่ายขึ้น เมื่อฉันพูดคุยกับเจ้าของโรงงาน ฉันได้ยินปัญหาเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก สายการผลิตต้องอาศัยแรงงานคนมากเกินไป การไหลของผลิตภัณฑ์ไม่สม่ำเสมอ ข้อผิดพลาดในการบรรจุกลับคืนมาเรื่อยๆ พนักงานเหนื่อยหน่ายในระหว่างการวิ่งระยะยาว ผู้บังคับบัญชาใช้เวลามากเกินไปในการไล่ตามปัญหาเล็กๆ น้อยๆ การเปลี่ยนแปลงคุณภาพในแต่ละชุด สายการผลิตถุงมือมีขั้นตอนเล็กๆ มากมาย หากก้าวหนึ่งช้าลง ก้าวต่อไปจะรู้สึกได้ นั่นคือเหตุผลที่ระบบอัตโนมัติทำงานได้ดีที่สุดเมื่อแก้ปัญหาคอขวดที่ชัดเจนทีละจุด ฉันมักจะเริ่มต้นด้วยชิ้นส่วนที่สร้างแรงเสียดทานมากที่สุด โซนแรกคือการขนถ่ายวัสดุ เมื่อถุงมือเคลื่อนที่ด้วยมือจากสถานีหนึ่งไปยังอีกสถานีหนึ่ง เส้นจะขาดจังหวะ ระบบสายพานลำเลียง ตัวป้อน หรือหน่วยขนย้ายสามารถให้ผลิตภัณฑ์เคลื่อนที่ด้วยความเร็วคงที่ ฉันชอบการเปลี่ยนแปลงนี้เพราะช่วยลดความเสียหายในการจัดการและช่วยให้พื้นที่ทำงานสะอาดขึ้น พื้นที่ต่อไปคือการนับและการเรียงลำดับ ฉันเคยเห็นคนงานนับกล่องด้วยตาเป็นเวลาหลายปี วิธีการดังกล่าวจะใช้ได้จนกว่าอัตราการก้าวจะเพิ่มขึ้นหรือความเมื่อยล้า ระบบการนับอัตโนมัติช่วยให้ผลลัพธ์ของเส้นมีความเสถียรมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมบรรจุหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำอีกด้วย บรรจุภัณฑ์เป็นอีกที่หนึ่งที่ระบบอัตโนมัติมักจะตอบแทน โรงงานถุงมือหลายแห่งยังคงใช้แรงงานมากเกินไปในการพับ การบรรจุถุง การปิดผนึก และการบรรจุหีบห่อ เครื่องบรรจุสามารถรองรับขั้นตอนนี้และทำให้ผลผลิตมีความเท่าเทียมกันมากขึ้น ฉันไม่ได้บอกว่าทุกโรงงานต้องการระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบในวันแรก ฉันกำลังบอกว่าขั้นตอนการแพ็คของมักเป็นจุดเริ่มต้นที่ชาญฉลาด ตัวอย่างหนึ่งยังคงอยู่ในใจของฉัน โรงงานถุงมือขนาดกลางที่ฉันทำงานด้วยมีทีมงานเล็กๆ ทำหน้าที่บรรจุกล่องด้วยมือ กระบวนการนี้ดูเรียบง่าย แต่ตัวเลขก็บอกเล่าเรื่องราวที่แตกต่างออกไป กล่องไม่ได้เต็มไปด้วยจังหวะเดียวกัน บางส่วนก็ต้องเปิดใหม่ พาเลทบางชิ้นจำเป็นต้องแก้ไขก่อนจัดส่ง โรงงานได้เพิ่มสถานีบรรจุสินค้าแบบกึ่งอัตโนมัติและผูกเข้ากับสายการผลิต ผลลัพธ์ที่ได้คือการหยุดสายการผลิตน้อยลงและข้อผิดพลาดในการบรรจุน้อยลง ทีมงานยังคงต้องการบุคลากร แต่คนเหล่านั้นใช้เวลาในการตรวจสอบมากขึ้นและทำงานด้วยมือน้อยลง การเปลี่ยนแปลงแบบนั้นมีความสำคัญ หากฉันกำลังวางแผนระบบอัตโนมัติของสายการผลิตถุงมือสำหรับโรงงาน ฉันจะปฏิบัติตามเส้นทางที่ชัดเจน ฉันจะแมปบรรทัดปัจจุบัน ฉันจะทำเครื่องหมายทุกจุดล่าช้า การส่งมอบ และการตรวจสอบอีกครั้ง ฉันจะระบุขั้นตอนที่สร้างของเสียมากที่สุด ฉันจะเปรียบเทียบต้นทุนแรงงาน ผลลัพธ์ และอัตราข้อบกพร่องก่อนการซื้อใดๆ ฉันจะเลือกการอัพเกรดหนึ่งรายการที่เหมาะกับรายการ ไม่ใช่วิธีอื่น แนวทางนี้ช่วยควบคุมงบประมาณ อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงในการซื้ออุปกรณ์ที่ดูดีแต่ไม่เข้ากับกระบวนการจริงอีกด้วย ฉันยังให้ความสำคัญกับความสมดุลของเส้นอย่างใกล้ชิด เครื่องที่เร็วไม่ได้ช่วยอะไรถ้าสถานีถัดไปตามไม่ทัน สายการผลิตถุงมือต้องการการไหลที่สม่ำเสมอมากกว่าความเร็วที่ฉูดฉาด ฉันชอบอุปกรณ์ที่เข้ากับจังหวะของระบบที่เหลือมากกว่า เมื่อสายการผลิตมีความสมดุล พนักงานจะรู้สึกกดดันน้อยลงและวางแผนผลผลิตได้ง่ายขึ้น การบำรุงรักษาก็เป็นส่วนหนึ่งของผลตอบแทนเช่นกัน ผู้ซื้อบางรายเน้นเฉพาะต้นทุนการซื้อเท่านั้น ฉันคิดว่านั่นพลาดภาพที่ใหญ่กว่า เครื่องจักรที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องสามารถสร้างปัญหาได้มากกว่าที่จะแก้ไขได้ ฉันมองหาการควบคุมที่เรียบง่าย ทำความสะอาดง่าย และชิ้นส่วนที่สามารถเปลี่ยนได้โดยไม่ต้องหยุดทำงานเป็นเวลานาน แนวถุงมือทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทีมสามารถดำเนินต่อไปได้โดยไม่มีดราม่าพิเศษทุกวัน การฝึกอบรมก็มีความสำคัญเช่นกัน เมื่อระบบอัตโนมัติใหม่เข้ามาในโรงงาน ทีมงานจำเป็นต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ฉันเคยเห็นอุปกรณ์ที่ดีมีประสิทธิภาพต่ำกว่าปกติเพราะพนักงานไม่เคยได้รับการฝึกอบรมแบบง่ายๆ เมื่อคนงานเข้าใจกระแสแล้ว แถวก็วิ่งได้ง่ายขึ้น นั่นเป็นบทเรียนที่มีประโยชน์ ระบบอัตโนมัติไม่ได้ลบบุคคลออกจากกระบวนการ มันทำให้พวกเขามีบทบาทที่ดีขึ้น สำหรับความต้องการในการค้นหาและความตั้งใจของผู้ซื้อ วลี Glove Line Automation มักจะชี้ไปที่คำถามเดียว: จะให้ผลตอบแทนหรือไม่ คำตอบของฉันคือ ใช่ หากโรงงานเลือกขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อทำให้เป็นอัตโนมัติและติดตามผลลัพธ์ด้วยตัวเลขธรรมดา ฉันจะดูตัวเลขเหล่านี้: ชั่วโมงแรงงานต่อชุด อัตราข้อผิดพลาดในการบรรจุ ผลผลิตต่อกะ การหยุดทำงานจากปัญหาการจัดการ การทำงานซ้ำก่อนจัดส่ง ตัวเลขเหล่านั้นบอกเล่าเรื่องราวจริง ไม่ใช่สโลแกน ไม่ใช่การคาดเดา ฉันยังเชื่อว่าการอัพเกรดเล็กน้อยสามารถฉลาดได้ โครงการเต็มบรรทัดไม่ใช่เส้นทางเดียว โรงงานสามารถเริ่มต้นด้วยการโอน การนับ หรือการบรรจุ จากนั้นจึงขยายในภายหลัง แนวทางทีละขั้นตอนนั้นมักจะจัดการได้ง่ายกว่าและหาเหตุผลได้ง่ายกว่า เมื่อฉันดูระบบอัตโนมัติของสายการผลิตถุงมือ ฉันมองเห็นแนวคิดง่ายๆ ลดแรงเสียดทานแบบแมนนวล รักษาเสถียรภาพของการไหล ปกป้องคุณภาพ ทำให้แรงงานทำงานในจุดที่สำคัญที่สุด นั่นคือสิ่งที่ทำให้ได้รับผลตอบแทน หากโรงงานผลิตถุงมือถือว่าระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือในการแก้ปัญหาที่ชัดเจน สายการผลิตก็จะง่ายขึ้นและปรับขนาดได้ง่ายขึ้น นั่นคือผลตอบแทนที่ฉันไว้วางใจ

ฉันได้เรียนรู้สิ่งนี้จากการทบทวนงบประมาณ: บริษัทส่วนใหญ่ไม่มีปัญหาด้านต้นทุนก้อนใหญ่ประการหนึ่ง พวกเขามีรอยรั่วเล็กๆ มากมาย ทีมจ่ายค่าซอฟต์แวร์ที่ไม่มีใครเปิด คลังสินค้าเก็บแรงงานพิเศษไว้ตามกำหนดเวลา เนื่องจากไม่มีใครตรวจสอบรูปแบบความต้องการ ผู้ขายต่ออายุในอัตราที่สูงกว่าเนื่องจากไม่มีใครผลักดันกลับ แต่ละรายการให้ความรู้สึกเล็กน้อย เมื่อรวมกันแล้วสามารถระบายธุรกิจได้เป็นจำนวนมาก เมื่อฉันมองหาเงินออม ฉันไม่ได้เริ่มต้นด้วยการเลิกจ้างหรือตัดเงินจำนวนมาก ฉันเริ่มต้นด้วยขยะ นั่นคือสิ่งที่เงินซ่อนอยู่ ฉันเน้นการใช้จ่ายซ้ำๆ ทุกเดือน การใช้จ่ายโดยไม่มีใครตั้งคำถาม และการใช้จ่ายที่ไม่ได้ช่วยลูกค้า นี่คือวิธีที่ฉันเข้าใกล้ 1. ฉันตรวจสอบการเรียกเก็บเงินที่เกิดซ้ำทุกรายการที่ฉันดึงค่าใช้จ่ายในช่วง 2-3 เดือนที่ผ่านมาและจัดเรียงตามหมวดหมู่ ซอฟต์แวร์. การส่งสินค้า. สัญญาเช่าอุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงาน บริการภายนอก ฉันถามคำถามง่ายๆ หนึ่งคำถามสำหรับแต่ละบรรทัด: สิ่งนี้ยังช่วยธุรกิจในปัจจุบันหรือไม่ ที่บริษัทแห่งหนึ่งที่ฉันตรวจสอบ ทีมงานพบเครื่องมือที่ต้องเสียเงิน 19 ชิ้นในการทำงานซึ่งมีคนใช้เพียง 11 คนเท่านั้น มีที่นั่งบางส่วนที่ใช้งานอยู่ หลายคนไม่ได้ หลังจากที่พวกเขาลบใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้และรวมเครื่องมือที่ทับซ้อนกันเข้าด้วยกัน ประหยัดเงินรายปีได้ทะลุ 40,000 ดอลลาร์ 2. ฉันดูรูปแบบการจัดหาพนักงาน แรงงานมักเป็นต้นทุนหลังค่าเช่าและสินค้าคงคลังที่ใหญ่ที่สุด ฉันศึกษาชั่วโมง ไม่ใช่แค่จำนวนคน ฉันมองหาช่องว่างระหว่างช่วงเวลาที่วุ่นวายและช่วงเวลาที่ช้า ฉันยังตรวจสอบการทำงานล่วงเวลาด้วย การล่วงเวลาอาจมีประโยชน์ แต่ก็อาจชี้ให้เห็นถึงการจัดกำหนดการที่ไม่ดีเช่นกัน ฉันทำงานกับบริษัทจัดจำหน่ายที่มีพนักงาน 50 คนซึ่งรักษารูปแบบกะงานแบบเดิมตลอดทั้งสัปดาห์ ปริมาณของพวกเขาไม่สม่ำเสมอ ดังนั้นกำหนดการจึงผิดครึ่งหนึ่งของเวลา ด้วยการเคลื่อนย้ายคนจำนวนหนึ่งไปยังช่วงที่มีผู้คนหนาแน่นและลดเวลาทำงานที่ว่างเปล่า พวกเขาจึงลดการสิ้นเปลืองแรงงานและปรับปรุงผลผลิตในเวลาเดียวกัน 3. ฉันเจรจาผู้ขายใหม่ด้วยจำนวนจริง หลายทีมยอมรับใบเสนอราคาการต่ออายุครั้งแรกที่พวกเขาได้รับ ฉันไม่ได้. ฉันเปรียบเทียบราคา สอบถามเงื่อนไขการใช้งาน และนำหลักฐานปริมาณมาด้วย ผู้ขายมักจะเสนอราคาที่ดีกว่าเมื่อผู้ซื้อแสดงข้อมูลการใช้งานที่ชัดเจนและบันทึกการชำระเงินที่สะอาด ลูกค้ารายหนึ่งมีสัญญาการพิมพ์และบรรจุภัณฑ์ที่ดูได้รับการแก้ไขแล้ว หลังจากที่เราเปรียบเทียบการเสนอราคาภายนอกสามรายการและแยกบริการออกเป็นส่วนเล็กๆ ลูกค้าจะตัดใบเรียกเก็บเงินรายปีลงประมาณ 28,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ โดยไม่ต้องเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย 4.ลบงานที่ซ้ำกัน ส่วนนี้พลาดง่าย เมื่อทั้งสองทีมทำงานเดียวกันด้วยวิธีที่แตกต่างกัน ธุรกิจจะจ่ายเงินสองเท่า บุคคลหนึ่งอัปเดตสเปรดชีต บุคคลอื่นป้อนข้อมูลเดียวกันเข้าสู่ระบบ ผู้จัดการจะตรวจสอบทั้งสองอย่าง นั่นไม่ใช่แค่ช้าเท่านั้น มันมีราคาแพง ฉันชอบสร้างแผนผังกระบวนการทั่วไปหนึ่งกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ฉันถามว่าใครแตะต้อง ความล่าช้าเกิดขึ้นที่ไหน และขั้นตอนใดไม่เพิ่มมูลค่า การแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้มีเวลาเพิ่มขึ้นหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ 5. ฉันติดตามการออมทุกสัปดาห์ ฉันไม่ไว้ใจการตรวจสอบเพียงครั้งเดียว บริษัทสามารถลดปริมาณขยะได้ในเดือนมีนาคมและเพิ่มกลับเข้าไปใหม่ในเดือนพฤษภาคม นั่นคือเหตุผลที่ฉันติดตามอย่างง่ายโดยมีสี่คอลัมน์: - รายการ - ต้นทุนปัจจุบัน - การดำเนินการ - ผลกระทบรายเดือน ซึ่งจะช่วยให้มองเห็นการประหยัดได้ อีกทั้งยังช่วยหยุดนิสัยเก่าไม่ให้กลับมาอีกด้วย ฉันเคยเห็นแนวทางนี้ได้ผลในบริษัทโลจิสติกส์ที่ดำเนินกิจการโดยครอบครัว ทีมอีคอมเมิร์ซขนาดเล็ก และธุรกิจบริการระดับภูมิภาค ไม่มีโครงสร้างต้นทุนที่เหมือนกัน แต่ละคนมีปัญหาเดียวกัน คือ ไม่มีระบบที่ชัดเจนในการถามว่าเงินไปไหน คดีหนึ่งยังคงอยู่กับฉัน บริษัทที่มีพนักงาน 48 คนมีต้นทุนด้านซอฟต์แวร์ ค่าขนส่ง ค่าล่วงเวลา และการสนับสนุนภายนอกเพิ่มขึ้น ไม่มีอะไรดูน่าทึ่งด้วยตัวมันเอง เจ้าของรู้สึกติดขัด เราได้ตรวจสอบแต่ละบรรทัด ตัดเครื่องมือที่ไม่ได้ใช้ แก้ไขกำหนดเวลากะ เงื่อนไขของผู้ขายที่เข้มงวดขึ้น และลบงานผู้ดูแลระบบที่ซ้ำกันออก ผลลัพธ์คือการลดต้นทุนต่อปีประมาณ 236,000 ดอลลาร์ ตัวเลขนั้นไม่ได้มาจากการเคลื่อนไหวครั้งใหญ่เพียงครั้งเดียว มันมาจากการเคลื่อนไหวเล็กๆ น้อยๆ มากมายที่รวมกันในที่สุด ถ้าผมต้องให้บทเรียนหนึ่งบทเรียนจากทั้งหมดนี้ ก็คงจะเป็นแบบนี้ การออมไม่จำเป็นต้องมาจากความกดดัน อาจมาจากความชัดเจน เมื่อฉันเห็นขยะฉันก็สามารถกำจัดมันออกไปได้ เมื่อวัดได้ก็ควบคุมได้ เมื่อฉันสามารถทำซ้ำได้ เงินออมก็จะปรากฏขึ้นมาเรื่อยๆ

ฉันเคยคิดว่าแรงงานมากขึ้นจะแก้ไขปัญหาทุกอย่างได้ นั่นไม่ใช่สิ่งที่ฉันเห็นในงานของตัวเอง ทีมของฉันยุ่งมาก ร้านค้าดูเต็มไปหมด แต่ตัวเลขกลับไม่เป็นไปตามที่ฉันต้องการ เราตอบคำถามเดิมของลูกค้าซ้ำแล้วซ้ำเล่า เราตรวจสอบสต็อกด้วยมือ เราแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ควรเกิดขึ้น ถึงงานจะหนักแต่กำไรกลับเบาบาง สิ่งที่เปลี่ยนมุมมองของฉันเป็นเรื่องง่าย ฉันหยุดถามว่า “เราจะทำงานหนักขึ้นได้อย่างไร” ฉันเริ่มถามว่า “งานอะไรไม่ควรทำซ้ำ?” ฉันดูการไหลในแต่ละวันและพบสถานที่สามแห่งที่สิ้นเปลืองแรงงาน: - การตอบกลับจากลูกค้าซ้ำแล้วซ้ำอีก - การเก็บบันทึกด้วยตนเอง - การส่งต่องานที่หลวมๆ ระหว่างผู้คน ฉันไม่ได้พยายามทำให้ทุกอย่างดูหรูหรา ฉันเก็บมันไว้ธรรมดา ฉันเขียนเทมเพลตตอบกลับสั้นๆ สำหรับคำถามทั่วไป เมื่อลูกค้าถามเกี่ยวกับการจัดส่ง ขนาด หรือรายละเอียดการบริการ ทีมของฉันจะไม่พิมพ์คำตอบเดิมตั้งแต่ต้นอีกต่อไป ร้านขายเสื้อผ้าเล็กๆ ที่ฉันเคยช่วยก็ประสบปัญหาเดียวกัน พนักงานของพวกเขาใช้เวลามากเกินไปในการตอบคำถามขนาดพื้นฐานในการแชท หลังจากที่พวกเขาเตรียมเอกสารตอบกลับง่ายๆ และคู่มือขนาดที่ชัดเจน ทีมงานมีเวลามากขึ้นสำหรับผู้ซื้อจริงที่ต้องการความช่วยเหลือในเรื่องความพอดีและสไตล์ ฉันยังทำความสะอาดขั้นตอนการสั่งซื้อด้วย แผ่นงานหนึ่งมีรายละเอียดที่สำคัญ คนหนึ่งตรวจสอบก่อนที่งานจะเดินหน้าต่อไป ก่อนหน้านั้น เรามีข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่ต้องอาศัยความพยายามเป็นพิเศษ ป้ายผิด พลาดโน้ต งานซ้ำซ้อน ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้นไม่ได้ดูร้ายแรงตั้งแต่เริ่มต้น แต่กลับเพิ่มความกดดันทุกวัน ฉันเปลี่ยนวิธีการเคลื่อนย้ายงานทั่วทั้งทีม แต่ละคนรู้ว่าต้องทำอะไร ต้องตรวจสอบอะไร และใครได้รับแฮนด์ออฟถัดไป ไม่มีใครต้องเดา ไม่มีใครต้องถามคำถามเดียวกันสามครั้ง เพียงอย่างเดียวทำให้งานรู้สึกเบาลง เพื่อนที่เปิดร้านกาแฟเล็กๆ ให้ตัวอย่างที่ชัดเจนแก่ผมอีกประการหนึ่ง พนักงานของเขาเคยเขียนความต้องการของซัพพลายเออร์ลงบนกระดาษเปล่า ของหาย. นม ถ้วย ผ้าเช็ดปาก สิ่งของเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้ร้านกาแฟเปิดดำเนินการ บางครั้งก็ขาดแคลน เขาย้ายรายการนั้นไปเป็นรูปแบบคงที่รูปแบบเดียว การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งจะอัปเดตในลักษณะเดียวกัน คาเฟ่ไม่ได้กลายเป็นสิ่งมหัศจรรย์ งานก็ควบคุมได้ง่ายขึ้น นั่นคือส่วนที่หลายคนพลาด แรงงานน้อยลงไม่ได้หมายถึงความพยายามน้อยลง มันหมายถึงขยะน้อยลง ฉันได้เห็นผู้คนจ้างงานอย่างต่อเนื่อง ผลักดัน และหวังว่ามือพิเศษจะช่วยแก้ปัญหาที่แท้จริงได้ บางครั้งปัญหาที่แท้จริงก็ไม่ใช่จำนวนคน มันคือรูปทรงของงาน หากกระบวนการนี้ยุ่งเหยิง แรงงานที่เพิ่มขึ้นก็จะกระจายความยุ่งเหยิงเร็วขึ้นเท่านั้น กฎของฉันตอนนี้เรียบง่าย: - ทำงานซ้ำให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ - ทำให้แต่ละงานตรวจสอบได้ง่าย - รักษากระบวนการให้ชัดเจนเพียงพอที่คนใหม่จะเรียนรู้ได้เร็ว เมื่อทำเช่นนี้ ทีมจะรู้สึกกดดันน้อยลง ลูกค้าจะได้รับการตอบกลับเร็วขึ้น ความผิดพลาดลดลง ธุรกิจมีพื้นที่ให้หายใจมากขึ้น แรงงานน้อยลง กำไรมากขึ้น ฟังดูเหมือนสโลแกนในตอนแรก ในทางปฏิบัติมันเป็นนิสัยในการทำงาน ฉันลบสิ่งที่ลากทีมลง ฉันเก็บสิ่งที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่สะอาด นั่นคือจุดที่ฉันเห็นผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ไม่ใช่จากการบังคับให้ผู้คนทำงานมากขึ้น แต่จากการช่วยให้พวกเขาทำงานผิดพลาดน้อยลง เรายินดีรับคำถามของคุณ: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687

Davenport, Thomas H. 1993 นวัตกรรมกระบวนการรื้อระบบการทำงานผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศ Hammer, Michael และ James Champy 1993 รื้อปรับระบบบริษัท A Manifesto for Business Revolution Womack, James P. และ Daniel T. Jones 2003 Lean Thinking Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation Krajewski, Lee J. Larry P. Ritzman และ Manoj K. Malhotra 2019 Operations Management Processes and Supply Chains Fitzsimmons, James A. และ Mona J. Fitzsimmons 2021 กลยุทธ์การดำเนินงานการจัดการบริการ เทคโนโลยีสารสนเทศ Bicheno, John และ Matthias Holweg 2016 The Lean Toolbox คู่มือสำหรับการเปลี่ยนแปลงแบบ Lean